atmosphere.2.jpg

Nieuws

Blijf op de hoogte van de ontwikkelingen op het gebied van kwaliteitszorg, arbo/veiligheid, MVO, voedselveiligheid en management. U vindt hier updates van normen, wetgeving en nieuwe inzichten op het gebied van organisatieontwikkeling.

 

Tips voor aanbestedingen WMO en JGZ in het sociaal domein

10 tips met betrekking tot de aanbestedingen in het sociale domein:

1. Ken de basis principes

  • Gemeenten zijn geen bedrijf, zij hebben andere motieven om met een leverancier in zee te gaan.
  • Elke gemeente is anders, heeft een ander beleid en een ander budget per inwoner gereserveerd.
  • Gemeenten leggen de vraag om innovatie vaak terug bij de ketenpartners.
  • De politieke kleur van de gemeenteraad kan na een (her)verkiezing veranderen.
  • Sommige zaken worden lokaal geregeld, andere op regionaal of provinciaal niveau.
  • Houd rekening met de bijzondere maatschappelijke rol die de gemeente voor diverse partijen vervult.
  • Houd rekening met stroperige besluitvorming.
  • Gemeenten hebben ervaring in ‘het onderhandelen'.
  • Het doel van de gemeente is 'meer met minder'.
  • Pak als zorgorganisatie de kansen in de markt.
  • Zorg voor onderscheidend vermogen.

2. Ken uw gemeente(n) en ken uw opdrachtgever

  • Besteed aandacht aan het in kaart brengen van uw gemeente als doelgroep
  • Wat staat er in het beleidsplan?
  • Is er aandacht voor kwaliteitseisen?
  • Is er aandacht voor frictiekosten?
  • Is er aandacht voor arbeidsvoorwaarden / de cao van aanbieders?
  • Is er aandacht voor samenhang tussen de decentralisaties?
  • Is er aandacht voor de  vraag wie er wezenlijk de regie neemt?
  • Is er aandacht voor de leidende rol  van de prijsstelling  en geformuleerde kwaliteitseisen?
  • Is er aandacht voor schuivende panelen en beheersmaatregelen?
  • Is er aandacht voor het 'belang' van keuzevrijheid voor de cliënt?
  • Wat is het besteedbaar budget van uw gemeente per inwoner? Download: besteedbaar budget per gemeente (xlsx)
  • Wat verlangt de opdrachtgever met betrekking tot samenwerken en netwerken in het belang van de cliënt?
  • Wat is de visie op fusies, hoofd- en onderaannemerschap?
  • Wat is de visie op bezuinigingen, inzet van preventie en versterken van het voorveld, sturen op de toegang en eigen bijdrage voor de cliënten?
  • Zorg dat de verantwoordelijke afdeling bij de gemeente u en uw organisatie kent als een solide zorgaanbieder.

3. Ken de consequenties

  • De financiering van de diensten die u levert komt waarschijnlijk onder druk te staan.
  • Ook u moet als 'nieuwkomer' uw diensten aanbieden bij de gemeente.
  • U dient een beleid te hebben op zelfregie en inzet informele zorg.
  • Het speelveld in de gemeente(n) is aan verandering onderhevig, daar er nieuwe fusies, allianties en nieuwe concurrentie kan ontstaan.
  • Als instelling wordt er van u verwacht dat u uw diensten aanpast aan het nieuwe zorgbeleid.
  • Wat te doen met frictie kosten?
  • Kunt u goed anticiperen op de nieuwe “commerciële” rol van de zorgonderhandelaar.
  • Maak uw bedrijfsvoering zo flexibel mogelijk.
  • Bekijk de innovatiemogelijkheden en -kansen.
  • Weet op basis van een marktanalyse welke producten / volume  u wilt inkopen.

4. Ken de kenmerken van het nieuwe zorglandschap

Meer complexiteit door:

  • meer diversiteit in klanten;
  • meer maatwerk (gekanteld);
  • meer aanbieders en stakeholders;
  • meer verantwoordelijkheid gemeent;
  • nog niet uitgekristalliseerd (politiek);
  • minder budget (intern en extern);
  • onbekendheid van de gemeente met de inhoud.

5. Ken het Inkoopproces

  • De gemeente bepaalt de criteria én de randvoorwaarden.
  • De gemeente bepaalt het inkoopmodel, zorg dat u weet welke er zijn en welke de betreffende gemeente hanteert. Lees ook: 3 informatiekaarten over inkoopproces Wmo  
  • Kijk op de website van de gemeenten waar u mee te maken hebt welk model en eisen er gelden.
  • Start een projectmatige aanpak:
    • Stel een “inkoopteam” samen met juridische- financiële en bedrijfsmatige kennis en besprek gezamenlijk de aanbestedingsstukken.
    • Stel vast of u aan de eisen voldoet, vraag officiële documenten op.
    • Maak gebruik van vraagrecht, formuleer nauwkeurig, correct en in de gevraagde vorm en volgorde.
    • Wees alert en betrouwbaar, zorg voor een vertaling van de organisatievisie en zorg dat deze minimaal overeenkomt met de gemeentelijke visie.
    • Houdt u aan de tijdslijn en waak voor goede juridische afspraken.

6. Ken uw mogelijkheden met betrekking tot de inkoopprijs

  • Om te kunnen onderhandelen is het noodzakelijk dat u uw eigen kostprijs kent.
  • Ken het vaste en het variabele component van uw kostprijs.
  • Weet wat uw onderhandelingsmarge is.
  • Splits uw volume per contract.
  • Maak een aanbestedingsmatrix per gemeente zodat u weet welke varianten acceptabel zijn en welke niet. Download: aanbestedingsmatrix (xlsx)  
  • Ken de gemiddelde overheadkosten voor uw sector.

7. Ken uw beheersmaatregelen

  • Weeg uw kostprijs af tegen de voorgestelde en onderzochte inkoopprijzen. Download: Inzicht in tarieven Wmo en jeugdzorg Fase 2 (pdf) van KPMG en Kostprijzen AWBZ naar WMO regio noord-veluwe e.a. (pdf) van Q-Consult.
  • Functionarismix: Kijk kritisch naar de functionarismix, is het bijvoorbeeld mogelijk om lager geschoold personeel in te zetten?
  • Productiviteit en ziekteverzuim: Op welke manier kunt u productiviteit verhogen en ziekteverzuim verlagen?
  • Groepsgrootte: is het mogelijk om de groepen effectiever en efficiënter in te richten en dus groter te maken?
  • Boekhouding: Zorg dat u uw cijfers kunt splitsen per regio zodat u weet hoe u ervoor staat per locatie.
  • Zorg dat u weet welke kosten u wel of niet kunt scharen onder bijvoorbeeld overhead, materiele kosten, huisvesting etc.
  • ZZP-ers en PGB: houdt ook consequent bij wat voor zorg u biedt en hoe vaak u die levert

8. Ken de principes van het onderhandelen

  • Indien u door de gemeente wordt uitgenodigd voor een gesprek ter verduidelijking, neem dan altijd een gesprekspartner en notulist mee.
  • Doe geen toezeggingen maar neem alle voorstellen in beraad.
  • Bevestig na het gesprek de gevraagde punten via mail en bevestig wanneer u hier op terug zult komen.
  • Gebruik zo nodig de tussenliggende periode om de voorstellen d.m.v. een aanbestedingsmatrix  te beoordelen. 
  • Beoordeel zo nodig of er nog interne beheersmaatregelen in te voeren zijn om de kostprijs te drukken.
  • Kom alleen weloverwogen en onderbouwd met een rendabel tegenbod.
  • Houdt tijdens de onderhandeling uw organisatievisie voor ogen en draag deze uit.

9  Ken de (on)mogelijkheden van implementatie van diverse scenario’s

  • Zorg dat u diverse scenario’s 'op de plank' heeft liggen van uitbreiden tot inkrimpen.
  • Bereidt u voor op eventuele reorganisatie.
  • Houdt uw personeel op de hoogte van de voortgang en gevolgen van de ontwikkelingen. Download factsheet Wmo 2015 en Overgang van Onderneming (pdf)
  • Houdt uw cliënten op de hoogte van de voortgang en gevolgen van de ontwikkelingen.
  • Houdt uw medezeggenschapsraden op de hoogte van de voortgang en gevolgen van de ontwikkelingen.

10. Ken de transparantie van uw organisatie

ICT is de schakel, zorg dat de volgende items meetbaar zijn:

  • Kwaliteit en klanttevredenheid
  • Effectiviteit inzet middelen
  • Prestatievermogen
  • Materiele controle
  • Innovaties en effectmeting ten aanzien van de innovatie

Meer nieuws

  • In februari 2016 is de nieuwe versie van de norm ISO 13485:2016 geïntroduceerd.  Vraagt u zich af wat de komst van deze nieuwe versie betekent voor uw organisatie en het huidige kwaliteitsmanagementsysteem? In het kort lichten we toe welke wijzigingen er zijn opgenomen in de nieuwe norm.
  • Momenteel ligt er een wetsvoorstel in de Tweede Kamer voor het doorvoeren van een aantal drastische wijzigingen in de Arbowet. Indien de wijzigingen door de Kamers akkoord worden gegeven, zal de nieuwe Arbowet in 2017 van kracht worden. Welke wijzigingen worden gedaan en welk gevolg heeft dit voor u? Hier worden de wijzigingen kort toegelicht.
  • De Meldplicht datalekken, onderdeel van de Wet bescherming persoonsgegevens die sinds januari 2016 van kracht is, moet ervoor zorgen dat men bewuster omgaat met de opslag van persoonsgegevens en de beveiliging ervan. 


  • Met ingang van september 2015 is de nieuwe versie van de norm ISO 14001 geïntroduceerd. Vraagt u zich af wat de komst van deze nieuwe versie betekent voor uw organisatie en het huidige milieumanagementsysteem? In het kort lichten we de wijzigingen toe.

  • De afgelopen jaren is er veel discussie geweest over de arbeidsgerelateerde zorg. Er is forse kritiek geuit op het functioneren van de arbodienstverlening in het algemeen en op de rol van de bedrijfsarts in het bijzonder. Op verzoek van minister Asscher heeft de Sociaal Economische Raad (SER) op 19 september 2014 een advies uitgebracht over de toekomst van de arbeidsgerelateerde zorg.
  • Organisaties in zowel de publieke als private sector die persoonsgegevens verwerken zijn vanaf 1 januari 2016 verplicht om een melding te maken wanneer er inbreuk is gemaakt op de beveiliging die kan leiden tot misbruik, verlies of diefstal van persoonsgegevens. 
  • 10 tips met betrekking tot de aanbestedingen in het sociale domein:
  • Per september 2015 is de nieuwe norm ISO 9001:2015 van kracht geworden. In deze verbeterde versie van de bestaande norm, wordt meer aandacht besteed aan het analyseren en beheersen van risico’s binnen uw organisatie. 
  • Waar gewerkt wordt met explosiegevaarlijke stoffen, zijn richtlijnen ATEX 137 en ATEX 95 van kracht. Deze richtlijnen zijn ontwikkeld voor veilig werken met gevaarlijke stoffen, voor zowel ontwerpers als gebruikers.


  • Per 2015 worden extramurele persoonlijke verzorging en verpleging aangeboden via de Zorgverzekeringswet (Zvw) door middel van Wijkverpleging. De overheveling naar Wijkverpleging is onderdeel van de Hervorming Langdurige Zorg.