Tips voor aanbestedingen WMO en JGZ in het sociaal domein

Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in posts
Search in pages
advies
opleiding

10 tips met betrekking tot de aanbestedingen in het sociale domein:

1. Ken de basis principes

  • Gemeenten zijn geen bedrijf, zij hebben andere motieven om met een leverancier in zee te gaan.
  • Elke gemeente is anders, heeft een ander beleid en een ander budget per inwoner gereserveerd.
  • Gemeenten leggen de vraag om innovatie vaak terug bij de ketenpartners.
  • De politieke kleur van de gemeenteraad kan na een (her)verkiezing veranderen.
  • Sommige zaken worden lokaal geregeld, andere op regionaal of provinciaal niveau.
  • Houd rekening met de bijzondere maatschappelijke rol die de gemeente voor diverse partijen vervult.
  • Houd rekening met stroperige besluitvorming.
  • Gemeenten hebben ervaring in ‘het onderhandelen’.
  • Het doel van de gemeente is ‘meer met minder’.
  • Pak als zorgorganisatie de kansen in de markt.
  • Zorg voor onderscheidend vermogen.

2. Ken uw gemeente(n) en ken uw opdrachtgever

  • Besteed aandacht aan het in kaart brengen van uw gemeente als doelgroep
  • Wat staat er in het beleidsplan?
  • Is er aandacht voor kwaliteitseisen?
  • Is er aandacht voor frictiekosten?
  • Is er aandacht voor arbeidsvoorwaarden / de cao van aanbieders?
  • Is er aandacht voor samenhang tussen de decentralisaties?
  • Is er aandacht voor de  vraag wie er wezenlijk de regie neemt?
  • Is er aandacht voor de leidende rol  van de prijsstelling  en geformuleerde kwaliteitseisen?
  • Is er aandacht voor schuivende panelen en beheersmaatregelen?
  • Is er aandacht voor het ‘belang’ van keuzevrijheid voor de cliënt?
  • Wat is het besteedbaar budget van uw gemeente per inwoner? Download: besteedbaar budget per gemeente (xlsx)
  • Wat verlangt de opdrachtgever met betrekking tot samenwerken en netwerken in het belang van de cliënt?
  • Wat is de visie op fusies, hoofd- en onderaannemerschap?
  • Wat is de visie op bezuinigingen, inzet van preventie en versterken van het voorveld, sturen op de toegang en eigen bijdrage voor de cliënten?
  • Zorg dat de verantwoordelijke afdeling bij de gemeente u en uw organisatie kent als een solide zorgaanbieder.

3. Ken de consequenties

  • De financiering van de diensten die u levert komt waarschijnlijk onder druk te staan.
  • Ook u moet als ‘nieuwkomer’ uw diensten aanbieden bij de gemeente.
  • U dient een beleid te hebben op zelfregie en inzet informele zorg.
  • Het speelveld in de gemeente(n) is aan verandering onderhevig, daar er nieuwe fusies, allianties en nieuwe concurrentie kan ontstaan.
  • Als instelling wordt er van u verwacht dat u uw diensten aanpast aan het nieuwe zorgbeleid.
  • Wat te doen met frictie kosten?
  • Kunt u goed anticiperen op de nieuwe “commerciële” rol van de zorgonderhandelaar.
  • Maak uw bedrijfsvoering zo flexibel mogelijk.
  • Bekijk de innovatiemogelijkheden en -kansen.
  • Weet op basis van een marktanalyse welke producten / volume  u wilt inkopen.

4. Ken de kenmerken van het nieuwe zorglandschap

Meer complexiteit door:
  • meer diversiteit in klanten;
  • meer maatwerk (gekanteld);
  • meer aanbieders en stakeholders;
  • meer verantwoordelijkheid gemeent;
  • nog niet uitgekristalliseerd (politiek);
  • minder budget (intern en extern);
  • onbekendheid van de gemeente met de inhoud.

5. Ken het Inkoopproces

  • De gemeente bepaalt de criteria én de randvoorwaarden.
  • De gemeente bepaalt het inkoopmodel, zorg dat u weet welke er zijn en welke de betreffende gemeente hanteert. Lees ook: 3 informatiekaarten over inkoopproces Wmo
  • Kijk op de website van de gemeenten waar u mee te maken hebt welk model en eisen er gelden.
  • Start een projectmatige aanpak:
    • Stel een “inkoopteam” samen met juridische- financiële en bedrijfsmatige kennis en besprek gezamenlijk de aanbestedingsstukken.
    • Stel vast of u aan de eisen voldoet, vraag officiële documenten op.
    • Maak gebruik van vraagrecht, formuleer nauwkeurig, correct en in de gevraagde vorm en volgorde.
    • Wees alert en betrouwbaar, zorg voor een vertaling van de organisatievisie en zorg dat deze minimaal overeenkomt met de gemeentelijke visie.
    • Houdt u aan de tijdslijn en waak voor goede juridische afspraken.

6. Ken uw mogelijkheden met betrekking tot de inkoopprijs

  • Om te kunnen onderhandelen is het noodzakelijk dat u uw eigen kostprijs kent.
  • Ken het vaste en het variabele component van uw kostprijs.
  • Weet wat uw onderhandelingsmarge is.
  • Splits uw volume per contract.
  • Maak een aanbestedingsmatrix per gemeente zodat u weet welke varianten acceptabel zijn en welke niet. Download: aanbestedingsmatrix (xlsx)
  • Ken de gemiddelde overheadkosten voor uw sector.

7. Ken uw beheersmaatregelen

  • Weeg uw kostprijs af tegen de voorgestelde en onderzochte inkoopprijzen. Download: Inzicht in tarieven Wmo en jeugdzorg Fase 2 (pdf) van KPMG en Kostprijzen AWBZ naar WMO regio noord-veluwe e.a. (pdf) van Q-Consult.
  • Functionarismix: Kijk kritisch naar de functionarismix, is het bijvoorbeeld mogelijk om lager geschoold personeel in te zetten?
  • Productiviteit en ziekteverzuim: Op welke manier kunt u productiviteit verhogen en ziekteverzuim verlagen?
  • Groepsgrootte: is het mogelijk om de groepen effectiever en efficiënter in te richten en dus groter te maken?
  • Boekhouding: Zorg dat u uw cijfers kunt splitsen per regio zodat u weet hoe u ervoor staat per locatie.
  • Zorg dat u weet welke kosten u wel of niet kunt scharen onder bijvoorbeeld overhead, materiele kosten, huisvesting etc.
  • ZZP-ers en PGB: houdt ook consequent bij wat voor zorg u biedt en hoe vaak u die levert

8. Ken de principes van het onderhandelen

  • Indien u door de gemeente wordt uitgenodigd voor een gesprek ter verduidelijking, neem dan altijd een gesprekspartner en notulist mee.
  • Doe geen toezeggingen maar neem alle voorstellen in beraad.
  • Bevestig na het gesprek de gevraagde punten via mail en bevestig wanneer u hier op terug zult komen.
  • Gebruik zo nodig de tussenliggende periode om de voorstellen d.m.v. een aanbestedingsmatrix  te beoordelen.
  • Beoordeel zo nodig of er nog interne beheersmaatregelen in te voeren zijn om de kostprijs te drukken.
  • Kom alleen weloverwogen en onderbouwd met een rendabel tegenbod.
  • Houdt tijdens de onderhandeling uw organisatievisie voor ogen en draag deze uit.

9  Ken de (on)mogelijkheden van implementatie van diverse scenario’s

  • Zorg dat u diverse scenario’s ‘op de plank’ heeft liggen van uitbreiden tot inkrimpen.
  • Bereidt u voor op eventuele reorganisatie.
  • Houdt uw personeel op de hoogte van de voortgang en gevolgen van de ontwikkelingen. Download factsheet Wmo 2015 en Overgang van Onderneming (pdf)
  • Houdt uw cliënten op de hoogte van de voortgang en gevolgen van de ontwikkelingen.
  • Houdt uw medezeggenschapsraden op de hoogte van de voortgang en gevolgen van de ontwikkelingen.

10. Ken de transparantie van uw organisatie

ICT is de schakel, zorg dat de volgende items meetbaar zijn:
  • Kwaliteit en klanttevredenheid
  • Effectiviteit inzet middelen
  • Prestatievermogen
  • Materiele controle
  • Innovaties en effectmeting ten aanzien van de innovatie

Ervaringen

"Het was een leerzaam en leuk traject! Zowel in je adviezen als in de training weet je mijn aandacht goed vast te houden, mijn complimenten!"

Karin van Veen - EHS-coördinator Saint Gobain

"De praktische aanpak van het ISO 27001 traject was precies wat we nodig hadden."

Goran Grcic - CEO Graficom

"Bedankt voor je kundige advies, ondersteuning en prettige samenwerking in het traject dat we gehad hebben om tot de ISO13485:2016 certificering te komen."

Bert Raap - General Manager Prince Technologies

"Al meer dan 15 jaar is Nieuwhuis Consult onze betrouwbare partner op het gebied van veiligheid van ons materieel"

Remko Vriezema - Hoofd werkplaatsen Twente Milieu

"Nieuwhuis Consult was a great help for implementing our ISMS ; the consultant successfully managed to adapt the complex ISO 27001 requirements into something our company could easily work with. "

Cyril Mallet - CTO Platform 161